CONTACTNLEN
Vacature leesteken

VACATURE

Team assistant


Wladimiroff Advocaten is per direct op zoek naar een representatieve, enthousiaste team assistant, die bereid is de handen uit de mouwen te steken en die tevens de rol van gastvrouw vervult. 
Hoewel je voor een aantal advocaten eerste aanspreekpunt zult zijn, zul je deze functie tezamen met andere collega's in een collegiaal en enthousiast teamverband vervullen. Je ondersteunt de advocaten door middel van het uitvoeren van administratieve en secretariële werkzaamheden. Daarnaast voer je voorkomende facilitaire werkzaamheden uit.
(32 - 40 uur)

Werkzaamheden van de team assistant:

  • Neemt telefoongesprekken aan en beoordeelt binnengekomen e-mail/post.
  • Verzorgt de dagelijkse correspondentie, waaronder het scannen en archiveren van inkomende post/documenten en het verzenden van uitgaande post.
  • Stelt conceptbrieven, memo’s en e-mails op, werkt notities en presentaties uit, redigeert teksten en handelt overige correspondentie af.
  • Handelt inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoongesprekken voor zover mogelijk zelfstandig af.
  • Verzorgt de gastvrouw-taken, zoals het ontvangen van bezoekers, verzorgen van koffie, lunches, bijeenkomsten etc., reserveren van interne vergaderruimten en op orde houden van deze ruimten.
  • Voert basisgegevens in binnen de geautomatiseerde systemen en toetst de gegevens op juistheid en volledigheid en draagt op deze wijze zorg voor een adequate administratie en dossiervorming.
  • Zorgt dat relevante informatie op de juiste wijze wordt verwerkt in dossiers en bewaakt de agendaplanning en het agendabeheer voor de advocaten.
  • Bewaakt deadlines en termijnen, verzamelt de benodigde stukken en informeert cliënten.
  • Draagt zorg voor een zo efficiënt mogelijke planning van lopende activiteiten.
  • Ziet erop toe en draagt eraan bij dat de namens de advocaten gevoerde correspondentie en gemaakte verslagen en rapportages voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen.
  • Organiseert en coördineert dienstreizen, vergaderingen, complexe afspraken en conference calls en bereidt deze voor.
  • Zorgt ervoor dat de betreffende advocaat alle relevante informatie op het juiste moment ter beschikking heeft.
  • Signaleert actiepunten, bepaalt de urgenties hiervan en communiceert deze naar de betreffende advocaten/collega's.
  • Verzorgt de ondersteuning m.b.t. de interne compliance op dossierniveau.
  • Verzorgt het opstellen en bijhouden van takenlijsten.
  • Ziet toe op de tijdige beoordeling/fiattering van stukken.
  • Werkt zo nu en dan dictaten uit.
  • Tevens heeft de team assistant oog voor overige voorkomende werkzaamheden en voert deze uit.

Functie-eisen:

  • bij voorkeur fulltime beschikbaar
  • uitstekende kennis van de Nederlandse en goede kennis van de Engelse taal in woord en geschrift
  • gedegen kennis van en ervaring met het MS-office pakket
  • uitstekende typevaardigheid
  • minimaal MBO-4 werk- en denkniveau en afgeronde opleiding in de administratieve of juridische richting
  • ervaring in de advocatuur/juridische wereld strekt tot aanbeveling

Trefwoorden: 

proactief, daadkrachtig, servicegericht, accuraat, representatief, oplossingsgericht, stressbestendig, collegiaal, flexibel, kwaliteitgericht, klantgericht, doorzetter, discreet

Wat bieden wij:

  • een markconform salaris afhankelijk van opleiding en ervaring
  • goede arbeidsvoorwaarden
  • een pensioenregeling
  • een informele werksfeer
  • een baan bij een kantoor dat tot de absolute top van de gespecialiseerde Nederlandse advocatuur behoort als het om financieel, economisch en fiscaal sanctierecht gaat

Motivatiebrief met recente foto en cv naar:
Wladimiroff advocaten
t.pronk@wlaws.com met vermelding in de onderwerpregel: "sollicitatie team assistant"

Procedure:
Uitsluitend sollicitaties met motivatiebrief van kandidaten die voldoen aan de gestelde functie-eisen worden in behandeling genomen.

De sollicitatieprocedure sluit op 31 december 2018. Gesprekken zullen zo spoedig mogelijk plaatsvinden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.